Как подготовиться к участию в заграничной выставке
Зарубежные выставки – это прекрасный повод заявить о себе на международном рынке, продемонстрировать продукцию, наладить связи с потенциальными партнерами, изучить рынок той страны, в которой вы планируете наладить экспорт. Нередко отечественные компании, впервые соглашаясь на участие в таком мероприятии, не получают в итоге ожидаемого результата. Специалисты утверждают, что все дело в недостаточной подготовке.
Основные этапы подготовки к участию в зарубежной выставке
На подготовку к выставочной деятельности за рубежом эксперты рекомендуют отводить не менее полугода. Этого времени вполне достаточно для изготовления стенда, доставки экспонатов, изучения рынка и пр.
Выбирая подходящую площадку для демонстрации своих товаров или услуг, тщательно изучите вашу целевую аудиторию. Проведите исследование, будут ли на предстоящем мероприятии потенциальные покупатели. В интернете на профильных сайтах вы найдете всю необходимую информацию о планируемых мероприятиях.
На что обратить особое внимание при подготовке:
- регистрация - сегодня это легко можно сделать в режиме онлайн;
- бронирование стендов;
- подготовка экспонатов;
- логистика – нужно заранее определить способы перевозки экспонатов, доставки ее участников, подготовить необходимую сопроводительную документацию, заказать билеты;
- оформление виз, бронирование номера в отеле. Для работы на стенде вам понадобится как минимум 2 человека для общения с посетителями. Еще один сотрудник нужен для того, чтобы изучать конкурентов, работать с вип-клиентами, проводить запланированные ранее встречи. Лучше если сотрудники свободно владеют английским, что позволит отказаться от услуг переводчика и легко найти общий язык с людьми.
Заранее необходимо ознакомиться со списком участником и выбрать, с кем бы вам хотелось встретиться, и кого стоит лично пригласить на свой стенд.
В центре выставочной экспозиции должен быть новый, эксклюзивный продукт, который выделит вас из толпы конкурентов. Успех участия в выставке напрямую зависит от грамотного представления продукции. Для обмена контактами заранее необходимо подготовить проспекты, буклеты, листовки, каталоги, образцы продукции, сувениры и пр.
Заниматься организацией такой деловой поездки можно самостоятельно или делегировать эту задачу профессионалам. Сегодня многие компании предлагают услуги по полному сопровождению: от регистрации до участия, получения виз, бронирования жилья, услуг переводчиков и пр.
Во сколько обойдется участие в выставке зарубежом?
Стоимость экспозиции, как правило, оценивается в долларах за квадратный метр. При составлении сметы необходимо будет учесть расходы на:
- аренду или приобретение выставочного оборудования, стендов из мобильного конструктора;
- страховку;
- перевозку и зарплату работников стенда;
- сборку/разборку конструкции стенда – стоимость может колебаться в широком диапазоне, в зависимости от масштабности и сложности конструкции.
Помимо основных расходов, такая деловая поездка предусматривает и множество сопутствующих затрат. В целом, удовольствие это не из дешевых. Прежде чем принимать решение об участии в какой-либо престижной зарубежной выставке, подумайте, стоит ли оно того, и принесет ли ожидаемые плоды. Чтобы не выйти за рамки запланированного бюджета, к составлению сметы необходимо подойти очень ответственно.