5 составляющих масштабной выставки в рамках ограниченного бюджета
Как для организаторов, так и для экспонентов выставки размер бюджета участия в публичном мероприятии ограничен. При этом стоимость организационных моментов и ожидания посетителей растут из года в год. Основной принцип успешности в условиях строгих финансовых лимитов - насыщенная программа и инновационные технологии.
Выставочные промо-наборы: эффективные эко-решения
Зачастую на мероприятиях выставочного направления для посетителей предусматривается традиционный промо-комплект в полиэтиленовом пакете: брендированные ручка и блокнот, информационные буклеты, аналогичные размещенным в мобильных буклетницах. Однако, гарантии, что перечисленные предметы не последуют в урну сразу при выходе из павильона, нет. Альтернативное решение - ставка на холщовые сумки с логотипом, а не на содержимое. Трендовые эко-презенты не только повысят эффективность инвестиций в промо-продукцию, но и послужат примером экологической инициативы компании.
Приобретение регистрационного киоска: за и против
Первый день масштабной выставки отмечается очередями на стойках регистрации с самого момента открытия. Организаторы, как правило, увеличивают штат сотрудников на этот “пиковый” период. Между тем, существует более экономичная в долгосрочной перспективе альтернатива - установка пункта самостоятельной регистрации по штрих-коду билета. В случае ограниченного бюджета киоск самообслуживания можно арендовать. Такое решение поможет сэкономить на персонале и избежать беспорядочного столпотворения.
Кофе-брейк или фуршет - неформальный аналог бизнес-ланча
Ресторанный формат делового ланча трансформируется в легкий фуршет либо неформальный перерыв на кофе. Шведский стол с горячими закусками, салатами и “фруктовыми” нарезками неуместен во время бизнес-коммуникации. Еда, прежде всего, должна быть элегантной и удобной. Самый распространенный инструмент создания благоприятной для общения атмосферы и устранения трудностей подачи блюд - ставка на канапе. Крошечные бутерброды - не только признак хорошего тона, но и реальная возможность сэкономить.
Мобильное приложение или бумажный гид: что выбрать
Как показывает практика, целевая аудитория выставочно-ярмарочных мероприятий различных отраслей диджитализирована в разной степени. Мобильные приложения не окупаются, если у основной массы посетителей нет потребности в поиске, к примеру, конкретной экспозиции с помощью гаджета. Логичнее, особенно в условиях нестабильной работы Интернета, использовать традиционный печатный гид. Мини формат бумажной карты-плана с указанием стендов, зон отдыха и ресепшн - экономный и практичный вариант. Такой подход оценят посетители, особенно старшей возрастной группы.
Wow-эффект - зрелищно и экономично
Оплата проезда для посетителей выставки рентабельна только в том случае, когда транспортные расходы - трафикообразующий фактор. Заинтересовать широкую общественность можно презентацией продукции в высокотехнологичном формате. Так, виртуальная реальность (VR) или 3D-mapping предоставляет компаниям-экспонентам неограниченные возможности демонстрации товаров и услуг. Если организация бесплатного ознакомительного тура на производство не вписывается в рамки выставочного бюджета, достаточно презентовать товар на стенде стилизованном под мини-клуб VR (виртуальная реальность).
Обстоятельный подход поможет выявить статьи, на которых можно сэкономить без ущерба для содержания и масштабности мероприятия. Так, поиск спонсоров, готовых выступить в деловой части выставочной программы, решит вопрос финансовых затрат на “звездных” спикеров.