Как найти спонсора для организации выставки и чем заинтересовать потенциального партнера

Перед организаторами всегда стоит два вопроса: как привлечь спонсоров и как провести выставку на высшем уровне. Найти людей, которые бы охотно вложились в мероприятие, не так-то легко. Их нужно заинтересовать, сделать эксклюзивное, максимально привлекательное предложение, ориентированное конкретно на нужды определенной компании.

В зависимости от оказываемой поддержки, всех спонсоров можно условно поделить на несколько категорий:

• информационные – создают информационное поле мероприятия;
• бартерные партнеры – компании, которые оказывают услуги бесплатно по системе бартера за рекламу их бренда на мероприятии. Это могут быть предприятия, предоставляющие закуски, напитки, витрины, дегустационные столы и другое выставочное оборудование, услуги переводчиков и пр.;
• непосредственно спонсоры – компании, оказывающие финансовую поддержку взамен на оговоренный пакет услуг.

Основные этапы работы по привлечению спонсоров на выставку

У каждого спонсора есть свои задачи, решение которых вы можете им предложить. Вы должны доказать им эффективность спонсорства, доходчиво объяснить, в чем выгода.

Чего хотят спонсоры:

• эксклюзивные условия участия;
• возможность влиять на выступления на конференциях;
• приоритетное отношение;
• доступ к контактам с ключевыми лицами и базе участников.

Чтобы привлечь спонсора действуйте поэтапно и последовательно.

Узнайте как можно больше об интересующих вас людях и компаниях

Поинтересуйтесь, чем занимается компания, что предлагает, какие рекламные акции проводит. Ответы на эти вопросы помогут сформировать интересное, индивидуальное предложение. Отличным источником информации в этом случае будет служить – официальный сайт компании, социальные сети. Через них вы сможете изучить актуальные для компании темы, определите лица, которые занимают ключевые позиции, и с которыми стоит вести переговоры.

Ищите индивидуальный подход

Коммерческое предложение должно содержать логотип потенциального спонсора и быть адаптировано под бренд. Опишите целевую аудиторию мероприятия, при этом найдите и укажите на точки пересечения с целевыми группами. Общайтесь по телефону и на личных встречах. Это принесет больше плодов, чем заспамная электронная рассылка, на которую многие могут даже не обратить внимания. Помимо прочего такой подход поможет вовремя скорректировать стратегию действий, так как обратная связь поступает моментально. Проявляйте гибкость – будьте в любой момент готовы предложить дополнительные услуги, которые способны заинтересовать конкретного партнера.

Небольшие компании могут не потянуть крупные спонсорские расходы. Им можно предложить какой-нибудь более бюджетный вариант, например, скромное, но заметное размещение логотипа в каталоге.

Визуализируйте

Спонсорство выставки – это нечто неосязаемое, его нельзя увидеть или потрогать, поэтому важно визуально преподнести все возможности спонсорства. Для этого достаточно подготовить несколько рендеров того, что вы планируете брендировать, и отправить на почту потенциальным спонсорам.

Креативьте и предлагайте интересные идеи

Не ограничивайте присутствие спонсоров на мероприятии одним лишь баннером.

Предложите несколько вариантов рекламы на выбор:

• установку ларька с бесплатными угощениями от имени спонсора;
• организацию зоны отдыха, танцпола, интерактивной игры или просто места, где каждый желающий сможет зарядить свой мобильный телефон;
• организацию фотозоны с логотипом компании и пр.

Покажите, что цените своих спонсоров

Подарите своим партнерам ощущение привилегированности: забронируйте для них лучший столик, подготовьте памятные вип-сувениры, устройте эксклюзивную встречу с ключевыми игроками.

По завершению выставки проведите исследование и покажите результат от потраченных денег максимально наглядно. Отправьте в компанию благодарственное письмо вместе с документацией по проведенной аналитической работе. Позаботьтесь о фотоотчете, который поможет увидеть, насколько выгодно смотрелся логотип компании на выставке. Это будет не только жестом вежливости, но и поспособствует установлению долгосрочного сотрудничества.