Несколько лайфхаков, чтобы работать на выставке было в удовольствие

Профессиональная выставка – эффективный инструмент продвижения, благодаря которому экспоненты могут:

• заявить о себе;
• обзавестись новыми контактами, деловыми знакомствами;
• пообщаться с потенциальными клиентами;
• повысить имидж компании.

Все это возможно при условии тщательной подготовки и соблюдении правил участия выставки.

Предварительная работа по подготовке к выставке

Чтобы все прошло как по нотам, мероприятие принесло ожидаемые плоды, важно ничего не упустить и не забыть еще на этапе планирования:

• как можно раньше необходимо определиться с формой участия – стенд, промо-акция, участие в деловой программе;
• если вы планируете создание стенда, заранее продумайте, сколько места под него понадобится, где он будет располагаться, составьте смету расходов. При этом учитывайте: чем больше размеры и сложнее форма, тем больше времени понадобится на его создание – не менее 2-х месяцев;
• уделите внимание подбору сотрудников, их обучению и подготовке – на стенде должна работать сплоченная команда, хорошо разбирающаяся в продукции и специфике деятельности компании. Не забывайте: общение с сотрудниками – это первое, с чем сталкиваются посетители. Стендисты должны выглядеть соответствующим образом, подчеркивать имидж компании;
• позаботьтесь о наличии закрытого помещения, находящегося под постоянным контролем или запирающемся на замок, где можно хранить ценные и личные вещи.

Подготовка к выставке: семь раз проверь

Чтобы участие в выставки принесло экспонентам только позитивные эмоции, также необходимо учесть следующие моменты:

• стенд должен быть комфортным рабочим местом – заранее позаботьтесь о том, чтобы у сотрудников был доступ к воде, горячим напиткам и перекусам;
• 
• перепроверьте, подготовлена ли вся необходимая информация о компании в виде буклетов, проспектов или на электронных носителях. При этом важно не перегружать посетителей массивными каталогами: раздаточный материал должен быть информативным, интересным и удобным;
• девушкам, которые собираются работать с утра и до вечера, рекомендуется позаботиться об удобной сменной обуви.

Непосредственно перед выездом из офиса еще раз проверьте по списку:

• образцы продукции и экспонаты;
• выставочная мебель и техника;
• рекламные и информационные материалы;
• визитки и бланки регистрации посетителей;
• подарки и сувениры – по качеству, стоимости и предназначению должны делиться на 3 категории: для случайных прохожих, специалистов и ВИП-клиентов.

Если еще на этапе планирования правильно распределить обязанности между членами выставочной команды, где каждый будет ответственно относиться к своей роли, то все, гарантированно, пройдет легко, интересно и без лишних нервов.

Как подготовиться к выставке, не выйдя за рамки запланированного бюджета

Мы живем в век стремительного развития информационных технологий, что накладывает

отпечаток на все сферы жизнедеятельности человека. Плазменные панели, многоуровневая светодиодная подсветка, прозрачные световые дисплеи, ультратонкие световые короба и многое другое – все это сегодня широко используется при организации выставок. Использование различного интерактивного оборудования позволяет повысить имидж компании, смотрится стильно и современно, но и обходится дорого.

Многие небольшие компании считают, что организовать качественную, яркую и запоминающуюся выставку без крупных капиталовложений невозможно. Однако, как показывает практика, это не так. Конечно, при наличии значительных финансовых вложений подготовиться к участию и занять достойное место на мероприятии намного проще. Специалисты утверждают, что успех во многом зависит от способности правильно подбирать инструменты и находить оригинальные решения.

Эффективные маркетинговые ходы при организации выставки

Значительно сэкономить расходы на выставке позволит тщательная предварительная подготовка и анализ:

• уделите внимание продвижению продукта на рынке, изучите конкурентные преимущества, определите, кто входит в целевую аудиторию, изучите их потребности;
• проведите анализ расходов. Лучший способ сбора информации – регулярные доклады о каждом участии компании в выставки: количество привлеченных клиентов и совершенных продаж;
• продумайте, существуют ли способы сокращения вложений без ущерба качеству.

На основе собранных данных можно сделать вывод, есть ли менее затратные формы встречи с покупателями и целесообразно ли участие в выставке для вашей компании.

Возможно, выходом из ситуации станет участие в качестве спикера или простого посетителя.

Кроме того, можно составить список мероприятий, в которых есть смысл принимать участие, а в которых – нет. Обсудите все эти вопросы с командой.

Следует уделять внимание и тщательному продумыванию тактики каждого мероприятия:

• программа спикеров, которые помогают собрать большое количество потенциальных клиентов за минимальное время;
• задействование площади за пределами выставки;
• предварительное проведение промоакций;
• сотрудничество со СМИ – при работе с ВИП-клиентами на встречи всегда приглашайте представителей прессы. Лишнее упоминание в хорошо читаемых изданиях не помешает. Придание VIP-статуса поможет занять значимое место в любой выставке;
• креативьте – например, договоритесь с кем-то о совместном выступлении в кросс-рекламе;
• бартер – подумайте, какие партнеры могли бы разделить с вами расходы на участие в выставке за упоминание об их компании;
• использование персонала – людей, работающих на стенде, можно одеть в интересные костюмы, сделать грим или необычные прически, что обойдется недорого, но поможет повысить интерес посетителей.

Помните о том, что даже похожие выставки не являются одинаковыми по объему расходов, поэтому важно составлять для них различные сметы. При подготовке к каждому мероприятию должен применяться индивидуальный подход.

Как сэкономить при разработке дизайна и конструкции выставочного стенда

Заказывая стенд, учтите следующие моменты:

• стенды нестандартных форм и размеров, как правило, обходятся дороже обычных прямоугольных. Однако если заказать стенд “под ключ” у профессиональной компании, то можно получить хорошую скидку;
• при планировании бюджета учитывайте затраты на монтаж, доставку и разборку, которые, как правило, составляют около 10 – 15% от стоимости стенда. Полный комплекс услуг лучше заказывать у одного подрядчика;
• несколько сэкономить можно на объеме и весе упаковки, например, заменить тяжелые деревянные полеты картонной или тканевой упаковкой, если это не принесет ущерба конструкции.

Вывод

К выбору мероприятий, которые сможет осилить ваша компания, подходите ответственно, не стоит принимать участие в них стихийно, только потому, что там будут конкуренты, а также тщательно распределяйте расходы в соответствии с целями участия.

Как привлечь внимание максимального потока посетителей

Выставки позволяют представителям отрасли собраться вместе, обменяться опытом, узнать новинки, привлечь новых партнеров и клиентов, а также выгодно представить свою продукцию. Успех мероприятия во многом зависит от того, сможете ли вы привлечь внимание к себе и своему выставочному стенду.

Эффективные методы привлечение внимания посетителей: до начала проведения выставки

Наиболее эффективным способом привлечения потока посетителей является создание ажиотажа. Как показывают опросы, большинство гостей составляют план посещения различных стендов еще до начала проведения мероприятия.

При подготовке к выставке экспоненты не должны забывать о том, что:

1. Реклама – двигатель прогресса

Е-mail рассылка, обзвон по клиентской базе, реклама в СМИ, социальных сетях и на YouTube, например, розыгрыш призов, скидок или бесплатных билетов. В каждом рекламном источнике необходимо озвучивать название своей компании и месторасположение на выставке. Чтобы не тратить время и деньги впустую, убедитесь в пользе розыгрышей – для того, чтобы получить приз, гости наверняка посетят ваш стенд, но будут ли они полезны для компании и станут ли вашими клиентами в будущем.

2. Люди прислушиваются к лидерам мнений

Попробуйте заручиться поддержкой экспертов, которые помогут распространить новости о вас массово в своем кругу, что будет способствовать привлечению новой аудитории.

Как привлечь внимание к стенду во время проведения выставки

Сегодня очень популярным способом привлечения внимания посетителей является установка кофе-бара. Пока гости будут ждать приготовление кофе, у вас будет возможность презентовать свою компанию. При разработке стенда рекомендуется придерживаться уникального дизайна, который должен четко информировать посетителей о продукции.

Заранее позаботьтесь о подготовке нескольких запасных планов. Если в процессе мероприятия что-то пойдет не так, какой-то из методов не сработает, вы должны быстро адаптироваться к новым условиям.

Среди эффективных приемов привлечения внимания непосредственно на выставке называют:

• фотографирование – поможет получить множество целевых контактов и составить интересный фотоотчет. Чтобы заинтересовать аудиторию необходимо использовать эффектные декорации или промоутеров в необычных костюмах. На фото в кадре должен быть отчетливо виден логотип компании;
• конкурсы – конкурсную программу необходимо готовить тщательно, в качестве призов рекомендуется использовать что-нибудь существеннее той промопродукции, которую предлагают всем посетителям на большинстве стендов. Заранее необходимо подготовить место для размещения участников и зрителей. Условия и правила конкурса должны быть интересными для целевой аудитории и связаны непосредственно с компанией и товарами или услугами;
• дегустации – позволяют протестировать вкус товара. Способ широко используется в тех случаях, когда нет возможности продемонстрировать технологически сложный процесс изготовления.

Что делать после выставки

По завершению выставки вы должны приложить максимум усилий на удержание и возврат “теплых” клиентов. После экспошоу посетители начинают активно искать более подробную информацию о ценах, услугах, условиях сотрудничества и т.д. В этот период также рекомендуется активно проводить рекламные кампании, публиковать посты в аккаунтах, обзванивать всех клиентов, которых удалось привлечь во время мероприятия.

Предварительная работа в соцсетях, которая обеспечит успех выставки

Чтобы выставка принесла свои плоды, этап подготовки к мероприятию должен включать обширную рекламную компанию. Наиболее бюджетным и действенным вариантом продвижения сегодня является работа с социальными сетями.

Такая работа может включать следующие шаги:

1. Создание аккаунтов компании на различных платформах.

Чтобы удобнее было делать публикации продвижения выставки, аккаунты на различных площадках рекомендуется связать между собой. При этом вам достаточно присутствовать на тех платформах, которыми пользуются ваши потенциальные клиенты. Оформление аккаунтов должно быть выдержано в одном стиле. В качестве изображения профиля лучше использовать логотип компании. Названия должны быть уникальными и одинаковыми, чтобы вас можно было легко найти. Заранее определитесь, в каком стиле, вы будете общаться с аудиторией.

2. Создание ажиотажа

На страницах своих аккаунтов регулярно рассказывайте обо всех этапах подготовки к мероприятию, сообщите своей аудитории дату и время открытия, покажите бэкстейдж: делитесь фотографиями и видео с планерок и совещаний по подготовке к мероприятию.

В каждой публикации должны быть:

• официальный хэштег выставки;
• номер стенда;
• призыв к действию – перейдите по ссылке, зарегистрируйтесь, оставьте комментарий, поставьте лайк и пр.

По мере приближения даты «Х» можно включить обратный отсчет.

3. Больше визуального контента.

Специалисты выяснили: картинки и видео получают на 94% больше просмотров, чем тексты. В связи с чем рекомендуется регулярно выкладывать изображения с будущим стендом, начиная с макетов, делать короткие видеоролики и превью того, что будет показано на выставке.

4. Рекламные акции.

Активно работайте с аудиторией, проводите различные конкурсы, опросы, предлагайте скидки и подарки не только за посещение выставки, но и за комментарии или репосты.

5. Работа не должна заканчиваться во время и после мероприятия.

Специалисты рекомендуют оставаться в прямом эфире во время проведения выставки, публиковать фото и видео, вести онлайн-трансляцию для тех, кому не удалось посетить мероприятие. Для реализации этого пункта достаточно выделить одного сотрудника-стендиста, который бы занимался непосредственно продвижением в соцсетях.

P. S.

По окончанию мероприятия не забывайте о подготовки пост-публикаций в социальных сетях, как подведение итогов и анонс участия в шоу следующего года. Работа с аккаунтами должна вестись постоянно. При этом не нужно захламлять ленту пользователей: 2 – 3 постов в неделю будет вполне достаточно. Это могут быть фото, видео и текстовый контент, где вы сможете рассказать интересные факты в вашей сфере, размещать информацию о товарах и услугах, жизни компании. Это позволит удержать аудиторию и не потерять ее интерес до следующего мероприятия.

Двухэтажные стенды: стильно, эффектно и современно

Двухъярусные стенды помогут подчеркнуть имидж компании, выгодно выделить ее среди прочих экспонентов и несколько увеличить выставочную площадь, аренда которой обходится очень дорого. Установленные на втором этаже рекламные вывески будут видны с самых дальних уголков, что будет способствовать привлечению максимального потока гостей.

Однако создание таких конструкций требует вмешательства профессионалов и строжайшего соблюдения правил безопасности.

Особенности изготовления таких стендов:

• использование прочных несущих опор;
• сооружение удобных и устойчивых поручней;
• отказ от крутых винтовых лестниц, подъемников и прочих аналогичных средств доставки на второй ярус;
• пространство под лестницей должно быть свободно;
• площадь конструкции может быть самой разнообразной, но не менее 4 м2;
• верхний этаж должен быть огорожен перилами высотой не менее 1 м.

Особенности и разновидности двухъярусных стендов

Касаемо форм и компоновок таких выставочных стендов - все зависит только от бюджета и фантазии заказчика. Наиболее популярными считаются полуостровные и островные площадки. Они позволяют продемонстрировать все преимущества таких конструкций в полной мере. Застройщики практически не ограничивают заказчика в выборе оборудования, форм, дизайна и вариантов зонирования.

На первом или втором ярусе можно запланировать:

• размещение экспонатов и складские помещения;
• переговорную или lounge-зону;
• бар или кейтеринг.

Переговоры с посетителями лучше организовать на втором этаже, что поможет подчеркнуть избранность гостей и ваше особое к ним отношение. Второй ярус может быть открытым, с хорошим обзором зала, или закрытым от посторонних глаз, что создаст атмосферу уюта. Первый вариант можно использовать для организации бара, кафе или зоны отдыха; второй – для переговоров с ВИП-клиентами.

Для максимально эффективного использования каждого метра, заранее рекомендуется продумать следующее:

• место встречи посетителей;
• количество сотрудников и участок их работы;
• количество экспонатов и рекламных материалов, а также площадь, необходимую для их размещения;
• подходящее место для подсобных помещений;
• размещение зоны отдыха.

Подводя итоги

Двухэтажные стенды сегодня – это более интересный, профессиональный и креативный подход к участию в выставке. Многие экспоненты предпочитают избегать использования двухэтажных конструкций, так как не слишком верят в их безопасность, что совсем не оправданно. Каждая из них проходит несколько этапов согласования в техническом отделе. Подготовкой документации и сборкой модульных конструкций занимаются специализированные компании. Для изготовления используются надежные и качественные материалы, которые отвечают всем требованиям действующего ГОСТ.